Comment tirer le meilleur parti des réunions virtuelles

Les réunions virtuelles (visio-conférence, conférences téléphoniques, etc.) sont de plus en plus courantes, que ce soit pour réunir des collaborateurs, des clients ou des partenaires. Elles sont devenues un outil habituel des entreprises de toutes tailles. Aujourd’hui, les logiciels qui permettent ce genre de réunion sont de plus en plus répandus et faciles à utiliser. Mais comme chaque outil ou nouvelle génération de processus, cela demande un peu d’habitude et surtout de méthode pour ne pas tomber dans certains travers et pour faire en sorte qu’elles soient fructueuses. On fait donc le point sur comment tirer le meilleur parti des réunions virtuelles.

Le virtuel, est-il approprié à votre type de réunion ?

La plupart des réunions sont appropriées pour être réalisées en virtuel via des solutions de conférence web ou des logiciels dédiés. Que ce soit une réunion projet ou une réunion de planification ou encore une réunion régulière d’un service. Mais d’autres réunions requièrent plutôt du face à face ou bien plus de confidentialité. C’est le cas par exemple des entretiens annuels qui nécessitent une réunion plus intime et chaleureuse. Ou encore des réunions commerciales, où des informations sensibles peuvent être échangées. Ou bien des réunions avec un client pour la présentation d’une offre ou la négociation d’un contrat. Il est important de rester vigilant pour les réunions où la dimension personnelle et l’affect peuvent jouer. De la même manière, si vous organisez régulièrement une réunion de service via le web à distance, il est bon, si possible de l’organiser de temps en temps de manière physique pour rapprocher les gens et créer du lien.

Limiter le nombre de participants

Il est évident que les réunions virtuelles conviennent particulièrement aux petits comités. Comme pour les réunions physiques, un nombre important de participants dilue l’implication de chacun mais cet effet est amplifié par la distance et la virtualité. Les réunions virtuelles comprenant entre 3 et 6 personnes sont les plus efficaces. Entre 6 et 10 personnes c’est toujours possible mais cela doit être exceptionnel et demande une grande discipline. Au delà il vaut mieux renoncer et convenir de se réunir dans un même lieu.

Les réunions virtuelles comprenant entre 3 et 6 personnes sont les plus efficaces. Click To Tweet

Connaître les participants

Il est préférable d‘organiser des réunions virtuelles avec des participants que vous connaissez déjà. Il est toujours possible de faire ce genre de réunion avec des personnes inconnues mais c’est plus délicat. Dans ce cas, il faut veiller à ce que la réunion ne soit pas trop importante et soit assez factuelle. De même, il est bon de connaître les participants ou au moins de prendre des renseignements pour savoir s’ils ne seront pas gênés par ce type de réunions (client un peu rétif à la technologie par exemple). Mais retenez généralement que pour tirer le meilleur parti des réunions virtuelles, ce sera plus simple avec des participants qui se connaissent déjà.

Définir des règles et un ordre du jour au préalable

Il est important dans une réunion virtuelle de définir précisément le cadre de la réunion (horaires et thématique) et son contenu. Ces aspects doivent être suivis avec rigueur. Il ne faut pas hésiter non plus à rappeler au début de la réunion les règles d’intervention et de prise de parole. De nombreux outils permettent maintenant au participants de virtuellement demander la parole pour une intervention. Il ne faut pas craindre de rigidifier ce genre de réunions par des règles strictes, sans quoi elles peuvent vite tourner à la pagaille et la cacophonie. Il faudra particulièrement recommander aux participants d’être dans un endroit clos et qu’ils ne soient pas dérangés. La présence d’un ordre du jour précis et diffusé à l’avance est absolument nécessaire également.

Choisir la personne adéquate pour pour réguler la réunion

Le rôle de modérateur est essentiel lorsqu’il s’agit de tirer le meilleur parti des réunions virtuelles. Ce sera lui le pilote de l’outil et qui devra veiller au bon déroulement de la réunion, en fonction des règles édictées et de l’ordre du jour. Ce doit être évidemment une personne qui a l’habitude de l‘outil de visio-conférence et une bonne connaissance des enjeux et des participants.

Sauvegarder votre réunion

Lesderniers logiciels ou solutions disponibles permettent de réellement sauvegarder les conversations de la réunion, les documents partagés et éventuellement les conversations en chats. C’est un aspect très pratique pour pouvoir établir des comptes-rendus rapides et vérifier des éléments à posteriori.

Être engageant

Une réunion virtuelle peut être assez facilement ennuyeuse. Il vous faut en tant que pilote de la réunion être assez créatif pour retenir et captiver vos participants. Pour cela le multimédia est utile et peut briser la monotonie. Diffusez un petit film ou une animation graphique. N’hésitez pas non plus à relancer le débat, inviter certaines personnes à participer et commenter, et varier le rythme et le ton. Veillez à une bonne dynamique de groupe et soyez attentif à chaque personne, en particulier ceux qui restent silencieux car peut être un peu intimidés ou restants à l’abri derrière l’outil.

Utilisez-vous ce mode de réunion fréquemment et avez vous des trucs et astuces à partager avec nous sur comment tirer le meilleur parti des réunions virtuelles ? Faites nous en part dans la zone de commentaires ci-dessous…