¿Eres responsable de proyecto? Aprende a gestionar tu tiempo
Un responsable de proyecto debe contar con una habilidad esencial: la gestión del tiempo. Si no consigue administrar adecuadamente el suyo propio no será capaz de hacerlo con el de su equipo, por lo que no conseguirá que sea productivo. Y es que, para que la empresa alcance los objetivos fijados en su planificación, resulta imprescindible contar con equipos eficientes que estén liderados por una persona capaz de administrar las tareas de forma responsable y eficaz, y que haga posible que cada miembro del grupo saque el máximo partido a las horas disponibles para ejecutar la labor que todos tienen entre manos.
A continuación te mostramos algunos consejos que te ayudarán a gestionar las horas de tu jornada laboral de forma más eficaz. Para ti, para el grupo que gestionas y para la totalidad de la empresa.
1. Planifica
En toda gestión del tiempo la planificación es imprescindible. Todo el mundo debe saber lo que tiene que hacer, los plazos establecidos y los objetivos que se tienen que alcanzar. Define las acciones que habrá que implementar para concluir el trabajo. Y tú, como responsable del proyecto, dedicarás menos tiempo a solucionar posibles problemas derivados de la falta de concreción a la hora de asignar tareas y de establecer metas, y podrás centrarte en lo verdaderamente importante. No cargues con demasiado trabajo, recuerda que estar demasiado ocupado hace descender tu productividad…
2. Realiza reuniones con el equipo
De manera periódica, deberás reunirte con tu equipo para ver si existe alguna duda o conflicto que haya que resolver para poder avanzar. En estas reuniones se buscarán soluciones y surgirán nuevas ideas y oportunidades. Deben concertarse con antelación para que todos se organicen para poder asistir; es suficiente con una hora de duración y debe estar centrada en cuestiones concretas, evitando abordar grandes problemas que desvíen la atención.
3. Delega
Evita centrarte en ciertos detalles que pueden quitarte mucho tiempo y no son de tu competencia. Por ejemplo, si se trata de un desarrollo web, no será necesario que como responsable de proyecto te involucres a nivel de código. Debes delegar esta labor en tus desarrolladores, ya que has escogido al mejor equipo posible para ello y tienes que confiar en que sabrán arreglárselas muy bien. Tú concéntrate en dirigir el proyecto para que culmine con éxito.
4. Conviértete en un buen líder
Un gestor de proyecto es un gran líder. Tienes a tu cargo a un equipo que debe sacar adelante un trabajo y debe hacerlo con un capitán capaz de motivar y entender sus necesidades. Que escuche, tenga en cuenta sus opiniones y sea capaz de crear consenso, infundir confianza y diseñar una relación sólida y estable con los miembros de su equipo. Si la comunicación fluye adecuadamente, el tiempo dedicado a trabajar será mucho más productivo.
Un responsable de proyecto es un líder que planifica, delega y sabe priorizar. Clic para tuitear5. Utiliza herramientas de gestión
Para gestionar un proyecto y el tiempo dedicado a ello, existen software de gestión que te resultarán de utilidad para trabajar con tu equipo de una forma más productiva y así aumentar su efectividad. Puedes ayudarte de plantillas para planificar el trabajo diario y controlar que se está cumpliendo con la planificación inicial y con el presupuesto fijado.
6. Realiza un seguimiento
Es recomendable que lleves a cabo un control y seguimiento de cómo se encuentra el proyecto. Esto te servirá para comprobar si hace falta introducir algún cambio sobre el cronograma previsto en la planificación inicial y poder ajustarlo con la suficiente antelación como para que el desarrollo del proyecto siga la senda marcada desde el comienzo.
7. Utiliza el Principio de Pareto
El Principio de Pareto, o la regla del 80/20, nos dice que el 80% de los resultados los logras con el 20% de tus esfuerzos, es decir, que aquello que consigues está dependiendo de aspectos importantes, no urgentes. Por este motivo, la gestión del tiempo resulta fundamental para identificar lo que es verdaderamente clave para podernos concentrar en ello y obtener así los máximos resultados. Si tienes una lista de diez cosas por hacer, dos de ellas serán las que tengan el valor suficiente para llevarte hasta el 80% de los resultados deseados; debes identificarlas y priorizarlas.
Con una buena gestión del tiempo lograrás incrementar las posibilidades de éxito del proyecto que lideras. Y es que si consigues organizarte conseguirás que los miembros del equipo trabajen en la misma línea, conociendo todos los detalles de la labor que están desempeñando y los objetivos que se tienen que alcanzar.
¿Eres responsable de proyecto y pones en práctica estos consejos para gestionar tu tiempo? ¿Introduces alguna variante que te resulta efectiva? Nos puedes contar tu experiencia en los comentarios.