10 trucos para mantenerse organizado como Project Manager

Como Project Manager tienes una gran responsabilidad: velar por el correcto desarrollo del proyecto bajo niveles de presión insospechados.

Para desarrollar tu labor con éxito necesitas encontrar el equilibrio entre fechas de entrega, presupuesto y calidad de trabajo. Y es aquí donde tus habilidades de gestión del tiempo y organización entran en juego.

La carencia de organización – o la mala organización – es el motivo principal por el que tus proyectos se verán retrasados y fuera de plazo.

Para que esto no suceda, pon en práctica estos 10 consejos para mantenerte organizado como Project Manager y hacer un seguimiento del proyecto desde el primer día.

1. Deja claro qué esperas del proyecto

Es importante que desde el inicio dejes claras las expectativas del proyecto con tu equipo.

Define lo que esperas del proyecto en cuanto a calidad del trabajo, responsabilidades de cada miembro, tareas y procesos de comunicación. Es importante que todos comprendan que deben trabajar codo con codo para lograr los objetivos del proyecto.

Hablar de forma directa y transparente con tu equipo antes del inicio del proyecto eliminará cualquier duda y marcará el punto de partida para una gestión exitosa.

2. Define el alcance

El primer paso para mantenerse organizado como Project Manager en la planificación del proyecto es definir su alcance. Para hacerlo de forma efectiva, debes tener en cuenta las siguientes variables:

3. Sigue un proceso

Cuando se trata de gestionar un proyecto, no tienes por qué reinventar la rueda.

Si se trata de tu primer proyecto como Project Manager, un buen punto de partida son las plantillas predefinidas. Estos documentos te ayudan a organizar y planificar el proyecto, distribuir responsabilidades y hacer un seguimiento ordenado de las entregas a través de los procesos más comunes – que ya han sido probados y verificados.

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Otra forma de mantener un seguimiento del proyecto es escribir un diario en el que dejarás constancia de tu trabajo y notas sobre los problemas e inconvenientes con los que tu equipo se ha topado y cómo los has solucionado. De esta forma, si en el futuro te encuentras con una situación similar, siempre tendrás una referencia.

4. Haz un seguimiento del progreso

Un plan de proyecto es esencial, es tu hoja de ruta y debe contener información detallada y actualizada sobre el alcance, presupuesto y agenda del proyecto. Para que no se te pase nada por alto y hagas un seguimiento de todo el progreso, hazte las siguientes preguntas:

¿Se están completando de forma efectiva todas las tareas?
¿Las fechas de entrega programadas son realistas teniendo en cuenta la velocidad a la que avanza el proyecto? En caso contrario, ¿existen tareas a las que se deba prestar especial atención?
¿Dispongo de todos los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto?

Convierte el seguimiento del proyecto en una de tus prioridades durante las reuniones de equipo para abordar cualquier contratiempo con tus empleados y ajustar el plan a las nuevas circunstancias, en caso necesario.

5. Marca los límites

Para cumplir con las fechas de entrega, asegúrate de que sean factibles. Evitarás la frustración.

Asigna fechas de entrega factibles y evita la frustración de tu equipo. Clic para tuitear

Ten presente el grueso de la tarea, las capacidades de los miembros de tu equipo y el tiempo que le pueden dedicar al desarrollo de un objetivo. De no ser así, estarás cargando de estrés a tus trabajadores, hecho que repercutirá en la calidad del trabajo y el ánimo de tus empleados.

6. Reúnete con frecuencia

Es vital que te reúnas con tu equipo de forma habitual para tratar cualquier suceso en el proceso del proyecto y comprobar cómo avanza.

Busca el día y hora de la semana que mejor se adapte a los horarios y preferencia de los miembros de tu equipo.

Si trabajas con un equipo remoto, lidiar con diferentes zonas horarias puede convertirse en todo un reto. Para que no sean siempre los mismos quienes se queden por la noche y tengan las reuniones a horas intempestivas, lo más recomendable es rotar el horario de la reunión.

7. Desarrolla un sistema efectivo

Papeles, papeles y más papeles. A veces, gestionar un proyecto se convierte en una pesadilla. Organizar y revisar que todo sigue su curso puede ser en una gran pérdida de tiempo.

Un sistema de cumplimentación y subida de datos efectivo, con un documento bien definido y una leyenda clara para tu equipo, en el que añadir anotaciones de forma constante es clave para obtener una visión general del estado del proyecto y mantenerse organizado como Project Manager.

Antes de animarte a desarrollar tu propio sistema y código, revisa si tu empresa ya cuenta con uno – de este modo no tendrás que formar de cero a los miembros de tu equipo – y sé constante en su uso.

8. Delega tareas de forma eficiente

Delegar responsabilidades es todo un arte, la habilidad más importante y la más difícil que debes desarrollar como Project Manager.

La forma más eficiente de hacerlo es fraccionar una tarea compleja y dividir su responsabilidad entre varios miembros del equipo. Cada fracción es un objetivo y responsabilidad de un miembro del equipo.

Recuerda asignar cada tarea al miembro del equipo con las habilidades necesarias para su desarrollo. De este modo, cada entrega es un objetivo cumplido que dará a tu equipo sensación de progreso en el proyecto, evitará la frustración, manteniendo el proyecto vivo.

9. Anticípate a los contratiempos

Nadie quiere imprevistos de última hora , pero la ley de Murphy siempre estará ahí.

Desarrollar un sistema que te permita mantener un registro de los contratiempos del proyecto, así como prever otros problemas que puedan surgir con sus respectivos planes de contingencia te mantendrá preparado para abordarlo sin efecto sorpresa – reduciendo la ansiedad y el estrés – asegurando que tu proyecto avanza como estaba previsto.

Recuerda mantener siempre vías de comunicación directa con todos los involucrados en el proyecto para evitar malentendidos.

10. Utiliza un software de gestión de proyectos

Por último, pero no por ello menos importante, utiliza un software para la gestión de proyectos que se adapte a las necesidades de tu equipo y proyecto.

Las plataformas o aplicaciones para la gestión de proyectos online son la forma más efectiva de organizar un proyecto. Una base de operaciones que te permite guardar en un mismo lugar la última versión de todos los documentos, compartir información con los miembros de tu equipo, delegar, asignar tareas y hacer un seguimiento de las mismas.

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