So bringen wir Talente zusammen: Die Geschichte eines Animationsstudios

Schon als wir begannen, das Konzept für unser Animationsstudio Animagic zu skizzieren, hatten wir die Idee, dass Menschen aus der Ferne mitarbeiten würden.

Es wäre recht schwierig geworden, wenn ich mich nur auf Leute beschränkt hätte, die hier in Vancouver lebten. Wir arbeiten hauptsächlich an animierten Grafiken und Animationen für gewerbliche Arbeiten, und dafür es gibt viele gute Studios. Die meisten Talente sind schon vergeben.

Also dachten wir uns von Anfang an, dass wir am besten Leute aus der ganzen Welt einstellen.

Unser Sitz ist hier in Vancouver, in Kanada. Wir haben Teammitglieder und Auftragnehmer in Mexiko – Guadalajara, Mexico City, Puebla und Durango – sowie Mitarbeiter in Korea und London, und ein Teammitglied in Barcelona.

Wir mussten einen Weg finden, wie wir alle zusammenarbeiten können. Seit etwa einem Jahr geht das mit Redbooth: Das ist unser virtuelles Büro.

Die Anfänge

Am Anfang nutzten wir nur eine Auswahl bekannter Online-Werkzeuge. Wir begannen mit Dropbox. Dann verwendeten wir Basecamp, ein Programm, das ich schon in der Filmschule benutzt hatte. Eigentlich war es sogar das erste Online-Werkzeug, das ich für Projektmanagement verwendet hatte. Außerdem nahmen wir Skype für Videokonferenzen.

Als Creative Director von Animagic versuchte ich, den Prozess so gut wie möglich zu organisieren. Das ist für jedes Team sehr wichtig. Wenn man jedoch von verschiedenen Orten aus zusammen arbeitet, ist eine straffe Organisation unumgänglich.

Jeder muss wissen, wo er was findet und was sein Aufgabenbereich ist.

Für uns war Basecamp letztendlich etwas zu unorganisiert. Wir verbrachten einige Monate damit, uns einzurichten, bei Dropbox eine Ordnerstruktur aufzubauen sowie zu überlegen, wie wir Projekte, Kunden und das alles ordnen.

Als Animations- und Motion-Design-Studio arbeiten wir mit riesigen Dateimengen. Diese alle zu ordnen war mit Basecamp schon eine Herausforderung.

Wenn man bei Basecamp Dateien hochlädt, produziert man ein Duplikat dieser Datei und oft fragten wir uns, welche Version einer Datei nun die aktuelle war, oder ob sie bei Basecamp oder Dropbox lag.

Vor etwas mehr als einem Jahr wurde es mir dann zu viel – und ich begann mit der Suche nach neuen Möglichkeiten, unsere Arbeit zu organisieren.

Die Suche nach einer Lösung

Auf der Suche nach neuen Lösungen wusste ich schon genau, was ich brauchte. Ich wusste, dass wir insbesondere vier Funktionen brauchen:

• für die Organisation aller Mitarbeiter
• für die Verwaltung großer Dateien
• Integrierte Videokonferencing-Funktion
• Integrierte Chat-Funktion

Ich suchte online nach einem Tool, das diese vier Dinge unter einem Dach vereinen könnte – und erinnere mich an eine klassische Suche: „Die beste Projektmanagement-Software“. Das führte mich zu einem Artikel über so etwas wie „Die 40 besten Projektmanagement-Tools“. Ich konzentrierte mich auf die Eigenschaften, die unser Team brauchte.

Was mir bei Redbooth sofort ins Auge fiel, war die Integration von Dropbox. Denn für uns ist Dropbox eines der wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit; es ist praktisch unser Server. Und als ich sah, dass Dropbox bei Redbooth integriert ist, war ich schnell überzeugt.

Der All-in-One Aspekt war ebenfalls großartig für uns. Da wir alle in verschiedenen Ländern arbeiten, in zahlreichen Städten und Zeitzonen, ist es uns besonders wichtig, einen zentralen Verteiler zu haben.

Einrichtung des Systems

In Redbooth haben wir einen eigenen Bereich für jedes Projekt, an dem wir alle zusammen arbeiten.

Unser Arbeitsprozess ist für die Kunden einsehbar, aber wir können bestimmte Aufgabenbereiche auch aufprivat stellen. Das bedeutet, dass wir auch interne Aufgaben hinzufügen können und alles für ein bestimmtes Projekt an einem Ort zusammenhalten, von der Vorproduktion zur Produktion und Animation.

Unsere Arbeit ist zwar kreativ, aber es gibt immer bestimmte Vorgänge, die befolgt werden müssen. Erst wird ein Drehbuch geschrieben, dann Storyboard, Animatic, Concept Art und zum Schluss kommt die Animation und Zusammensetzung. Das sind die Schritte, die wir für jedes einzelne Projekt vornehmen müssen.

Das coole bei Redbooth ist, dass man Vorlagen für Aufgabenlisten anlegen kann. Wenn ich ein neues Projekt anlege, nehme ich einfach die Vorlage, die schon alle Schritte drin hat.

Da jeder der einzelnen Schritte von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt wird, ordne ich sie ihnen einfach in der Vorlage zu, so dass die Aufgaben schon verteilt sind, wenn ich das Projekt starte.

Somit geht es für mich wirklich schnell, ein neues Projekt anzulegen und einzurichten. Mit unserer alten Software war das früher ein sich ständig wiederholender Prozess.

Die Einrichtung eines Projekts hat manchmal zwei Stunden gedauert. Jetzt brauche ich dafür nur noch 10 bis 15 Minuten.

Bequeme Kommunikation

Eine Sache, die ich als wirklich zeitsparend empfinde, ist dass man über das Smartphone auf seine Arbeit zugreifen kann.

Manchmal sitze ich in einer Besprechung während andere an einem Konzept oder einer Illustration arbeiten. Wenn ich nicht im Büro bin, kann ich trotzdem auf dem Laufenden bleiben und über Updates vom Team benachrichtigt werden.

Ich entsperre mein Telefon, überprüfen den Fortschritt und kann sogar nebenbei kommentieren. Wenn ich dann zur Arbeit zurück komme, arbeiten die anderen schon an den Änderungen.

Ohne Redbooth müsste ich warten, bis ich nach Hause komme, meine Mails checken, oder das Tool, das der Kollege nutzt, um mir die Zwischenergebnisse zu schicken. Und dann müssten die auch wieder mit ihrer Antwort warten, bis sie wieder an einem Computer sind.

Das ist mir gerade gestern passiert. Ich war in einem Meeting mit einem Kunden, der mich um ein eiliges Projekt bat, das für einen bevorstehenden Feiertag gebraucht wurde.

Sofort nach dem Meeting bat ich den Konzeptkünstler, ein paar Charaktere zu entwerfen, die wir für dieses Projekt nutzen könnten. Und als ich nach Hause kam, hatte ich schon die ersten Entwürfe. Ich schickte sie zum Kunden für die Freigabe.

Etwas später am Abend schrieb ich meinem Animator in Spanien – und um Mitternacht hier in Vancouver arbeitete er schon an der Animation.

Als ich am Morgen aufwachte, hatte er schon die grobe Animation fertig gestellt. Ich schickte sie morgens um 9 zum Kunden, er konnte es kaum glauben.

Er sagte, „Oh, wow, wie machen Sie das bloß? Wir hatten doch erst gestern die Besprechung!“

Was die Zukunft bringt

Unsere Projekte werden immer größer und anspruchsvoller und von daher ist es wichtig, dass wir eine Projektmanagement-Plattform haben, auf die wir uns verlassen können.

Im Moment arbeiten wir neben unserer kommerziellen Arbeit auch an unserem ersten Projekt, das unser geistiges Eigentum ist: Eine soziale Kampagne namens „I am More“, die das Bewusstsein für Mädchen mit wenig Selbstbewusstsein und Körpergefühl entwickeln soll.

Dieses Projekt ist riesig und der Plan ist, alles an verschiedenen Standorten zu produzieren, daher brauchen wir die besten Tools, die es auf dem Markt gibt.

Wenn wir so weit sind, dass wir das Projekt bewerben können, werden wir uns an Menschen und Firmen außerhalb unseres Teams wenden. Sie alle werden wir über Redbooth zusammen bringen und dort alles koordinieren. Ich sehe jetzt schon, dass das alles ziemlich cool wird.

Illustration von Animagic Studios.

Mit unseren Fähigkeiten etwas bewegen

Bei Animagic erschaffen wir Geschichten und Projekte mit Sinn und Zweck, und nutzen unsere Talente und Fähigkeiten, um die Gesellschaft positiv zu beeinflussen. Mit I am More wollen wir Bewusstsein für junge Frauen mit wenig Selbstbewusstsein und Körpergefühl entwickeln. Mehr Informationen dazu erhalten Sie auf unserer Webseite oder folgen Sie uns auf Facebook oder Twitter.