Gestiona todos los proyectos de tus clientes desde un único lugar con Redbooth

Hacer el seguimiento de un proyecto para un cliente no resulta demasiado difícil, ¿verdad? Incluso podrías hacerlo todo colocando post-its sobre una pizarra. Pero, ¿qué ocurre cuando gestionas 10, 20 o incluso más de 50 proyectos, tal y como hacen muchos clientes de Redbooth?

Necesitas un sistema que permita gestionar múltiples proyectos, automatizar tus mejores prácticas y realizar un seguimiento de todos tus proyectos de forma fácil. Y debe ahorrar tiempo, no consumir más.

En este artículo te mostraremos cómo hacerlo; también puedes consultar los recursos del Centro de ayuda (aquí y aquí) para obtener más información.

Así es como puedes utilizar Redbooth para gestionar todos tus proyectos de clientes:  

1. Crea un espacio de trabajo nuevo para cada cliente

Lo que oímos de nuestros clientes es que a sus propios clientes les gusta estar informados. También supone un valor añadido poder hacerlo en un entorno claro y agradable. Y con Redbooth puedes ofrecerles eso y mucho más.

Mejor que un diagrama de Gantt tradicional o un calendario estático, Redbooth te permite invitar a tus clientes a acceder a un flujo de trabajo dinámico y activo.

Nota del editor: Los diagramas de Gantt han vuelto a Redbooth y ahora son mejores, más fáciles de usar y más dinámicos que nunca. Adéntrate entre bastidores con el equipo de Redbooth y obtén más información >>

De un vistazo, tus clientes no solo pueden ver los pasos que se están siguiendo en su proyecto, sino también dónde pueden incluir observaciones, cargar archivos o imágenes o, simplemente, observar lo que ocurre.

También puedes dar a tus clientes acceso a sus proyectos para que puedan ver el plan de proyecto y la evolución del mismo. El espacio de trabajo proporciona una visibilidad y una transparencia absolutas de los trabajos internos en los que estás colaborando con ellos.

Poder verlo de forma instantánea es muy tranquilizador para muchos clientes y les ofrece la seguridad de que tu empresa les proporcionará calidad mucho antes de la creación del primer producto.

A continuación puedes ver el el aspecto de un espacio de trabajo en la nueva aplicación de escritorio de Redbooth, casi idéntica a la aplicación de navegador. Puedes ver cómo se configura con tantas listas de tareas como desees.

A la derecha encontrarás una ampliación para que veas más de cerca el chat de espacio de trabajo, además de actualizaciones en el lateral, que puedes ver en tamaño completo o reducido:

2. Captura todos tus procesos recurrentes

Ahora mismo puede que estés pensando: “Por supuesto, me gustaría invitar a mis clientes a un espacio de trabajo virtual para su proyecto. Pero mi equipo no puede dedicar horas a crear ese espacio de trabajo”.

No podemos estar más de acuerdo.

Si tu equipo tuviera que dedicar horas a crear un nuevo espacio de trabajo para cada nuevo cliente, eso supondría reducir el tiempo del que dispone para realizar el trabajo real para el cliente. Y en Redbooth sentimos pasión por devolverte tu tiempo.

Redbooth te ayuda a acelerar el proceso con plantillas de listas de tareas, en las que puedes reproducir fácilmente listas de tareas o pasos que ya has creado.

Puedes crear plantillas de listas de tareas para generar un flujo de trabajo completo que lo incluya todo, desde asegurarse de que el cliente firme el contrato durante el proyecto e incluso pedirle su opinión y un testimonio al finalizar el proyecto.

Si todavía estás refinando el flujo de trabajo del cliente, o solo quieres que un experto se encargue de configurar el tuyo, también puedes utilizar una plantilla de flujo de trabajo de Redbooth, ya configurada, totalmente personalizable y lista para su lanzamiento.

Por ejemplo, a continuación puedes ver una parte de una plantilla de espacio de trabajo basada en el flujo de trabajo del cliente real utilizada por Blue Fish Design Studio (puedes encontrar más información sobre el modo en el que utilizan Redbooth en su blog):

Tomándola como base, puedes añadir rápidamente o personalizar las tareas para ajustarlas a las necesidades de tu empresa.

Para crear tu propio espacio de trabajo de cliente con esta plantilla ahora mismo, accede a la plantilla de diseño web y, si todavía no tienes una cuenta Redbooth, asegúrate primero de configurar una (puedes probarla gratuitamente durante 30 días, sin necesidad de tarjeta de crédito).  

3. Asigna cada tarea y producto a un propietario

Puedes ofrecer tranquilidad a tus clientes y asegurarte de que las tareas van a completarse. Redbooth te lo pone fácil para que cada tarea tenga asignado un propietario y un plazo.

Si algún miembro de tu equipo está fuera por razones imprevistas, es sencillo para otro miembro ver en qué está trabajando su compañero y echar una mano. ¿Necesitas cambiar un plazo para incluir una nueva petición del cliente? Solo te llevará unos segundos.

Y no te pediremos que asignes cada tarea de diseño a tu diseñador una por una. Puedes utilizar las funciones de asignación en grupo de Redbooth para asignarlas todas de una vez, con lo que se logra una mayor eficiencia y una optimización del proceso.

Si deseas estar absolutamente seguro que todas las tareas del flujo de trabajo de un cliente tienen un propietario o un plazo, es fácil comprobarlo rápidamente utilizando el sistema de notificación avanzada de flujo de trabajo de Redbooth. Simplifica la supervisión de proyectos y hace más sencillo evitar que las tareas queden pendientes.  

4. Configura recordatorios automáticos

¿Y qué ocurre con esas tareas de mantenimiento esenciales que se repiten con regularidad? Si necesitas una comprobación bisemanal con un cliente o estás obligado a una revisión semanal de indicadores clave, por ejemplo, es fácil olvidar programarlas una segunda, tercera o cuarta vez.

Con demasiada frecuencia, estas cosas quedan en el olvido, a menos que estés utilizando Redbooth. Con Redbooth, resulta fácil mantenerse organizado y presentar una infraestructura en perfecto funcionamiento a tus clientes, con mínimo esfuerzo adicional para tu equipo.

Para productos o tareas que deben repetirse de forma diaria, semanal, bisemanal, mensual o anual, Redbooth ofrece una configuración de tareas recurrentes.

Esto te ayuda a mantenerte organizado y a que los procesos esenciales entre bastidores se desarrollen a la perfección, lo que aumenta tu productividad global.  

5. Escucha a los miembros de tu equipo remoto

¿Todos los miembros de tu equipo se encuentran contigo en las instalaciones en todo momento? No resulta fácil encontrar un equipo o departamento en los que se dé esta situación.

Si tienes una persona que trabaja de vez en cuando desde su domicilio y muchas personas repartidas por todo el mundo, desearás colaborar con ellos de manera productiva.

El chat de trabajo permite a tu equipo conectarse en tiempo real y proponer y compartir ideas. Y puede que estés pensando: “De acuerdo, ya tenemos un chat”.

Si lo tienes, excelente. Eso significa que tu equipo ya sabe lo útil que puede ser.

Esto es lo que hace que el sistema de mensajes en tiempo real de Redbooth sea diferente: cuando alguien tiene una idea excelente o una actualización, no desaparece.

En lugar de eso, puedes capturarla sobre la marcha y convertirla en un elemento de acción. Añade un propietario, un plazo y detalles sin alterar el flujo de trabajo.

De este modo, días, semanas o meses más tarde, cuando te preguntes cómo y por qué se creó la tarea, un solo clic te devolverá a la conversación del chat original para acceder al contexto inmediato.  

6. Supervisa la carga de trabajo de cada miembro

Algunos equipos tienen que esperar hasta su siguiente reunión para decidir a quién asignar las tareas. Otros equipos lo averiguan después de que, mientras una persona tiene una sobrecarga de trabajo, otra ha estado navegando en Facebook todo el día, esperando a tener algo que hacer.

El sistema de notificación avanzada de flujo de trabajo de Redbooth te permite ver quién tiene más tareas activas y pendientes. De este modo, sabes quién está trabajando más ahora mismo… y quién va retrasado.

Poder ver el flujo de trabajo de todo el equipo te ayudará a asignar tareas rápidamente y evaluar qué miembros deben hacer más… o podrían necesitar ayuda adicional. También te ayuda en la gestión general, proporcionándote una visión de la cantidad de trabajo que tu equipo puede gestionar en un momento dado.  

7. Conecta con las aplicaciones favoritas de tus clientes

No es raro que los clientes ya tengan sus aplicaciones favoritas para capturar ideas, almacenar y compartir archivos, etcétera.

En estas situaciones, las integraciones pueden ser un salvavidas. Redbooth ofrece integraciones con plataformas populares para hacerte la vida más fácil y mantener contentos a tus clientes. Estas integraciones incluyen Box, Evernote, Google Drive, Dropbox y SharePoint Online, por nombrar algunas.

Además, puedes usar servicios como Zapier para conectar Redbooth con más de 400 aplicaciones de facturación, gestión de clientes, relaciones con los clientes, asistencia al cliente, marketing por correo electrónico, ayuda, generación de clientes potenciales, marketing, procesamiento de pagos, etcétera.  

8. Mantente al tanto de las aplicaciones móviles de Redbooth

Cuando tú mismo, los miembros de tu equipo o tus clientes estáis fuera, las aplicaciones móviles de Redbooth pueden manteneros a todos conectados con vuestro trabajo y entre vosotros mismos.

Disponibles para iPhone, iPad, Apple Watch y Android, las aplicaciones de Redbooth son prácticas para todos.

Ofrece un servicio impecable a tus clientes respondiendo a sus preguntas allá donde te encuentres. Que no estés en tu escritorio no significa que no estés a su disposición. Las relaciones con cada uno de tus clientes son importantes y, de este modo, puedes demostrárselo a ellos directamente.  

Haz la vida más fácil a tu equipo

Oímos de nuestros clientes que gestionan proyectos de clientes lo que es más importante para ellos: proporcionar una experiencia estelar para sus clientes y ser capaces de centrarse en crear un trabajo extraordinario.

Con Redbooth, puedes automatizar procesos, mantenerte organizado, aumentar la responsabilidad, acceder a espacios de trabajo de clientes desde cualquier lugar… y la lista no para de crecer.

Qué supone esto para ti: proporcionar un valor extraordinario para tus clientes y mejorar los resultados.

¿Listo para comenzar con Redbooth? Pruébalo gratis durante 30 días, sin necesidad de tarjeta de crédito. Comienza a probarlo ya >>