Les r\u00e9unions virtuelles (visio-conf\u00e9rence, conf\u00e9rences t\u00e9l\u00e9phoniques, etc.) sont de plus en plus courantes, que ce soit pour r\u00e9unir des collaborateurs, des clients ou des partenaires. Elles sont devenues un outil habituel des entreprises de toutes tailles. Aujourd\u2019hui, les logiciels qui permettent ce genre de r\u00e9union sont de plus en plus r\u00e9pandus et faciles \u00e0 utiliser. Mais comme chaque outil ou nouvelle g\u00e9n\u00e9ration de processus, cela demande un peu d\u2019habitude et surtout de m\u00e9thode pour ne pas tomber dans certains travers et pour faire en sorte qu\u2019elles soient fructueuses. On fait donc le point sur comment tirer le meilleur parti des r\u00e9unions virtuelles.<\/p>\n
La plupart des r\u00e9unions sont appropri\u00e9es pour \u00eatre r\u00e9alis\u00e9es en virtuel via des solutions de conf\u00e9rence web ou des logiciels d\u00e9di\u00e9s. Que ce soit une r\u00e9union projet ou une r\u00e9union de planification ou encore une r\u00e9union r\u00e9guli\u00e8re d\u2019un service. Mais d\u2019autres r\u00e9unions requi\u00e8rent plut\u00f4t du face \u00e0 face ou bien plus de confidentialit\u00e9. C\u2019est le cas par exemple des entretiens annuels qui n\u00e9cessitent une r\u00e9union plus intime et chaleureuse. Ou encore des r\u00e9unions commerciales, o\u00f9 des informations sensibles peuvent \u00eatre \u00e9chang\u00e9es. Ou bien des r\u00e9unions avec un client pour la pr\u00e9sentation d\u2019une offre ou la n\u00e9gociation d’un contrat. Il est important de rester vigilant pour les r\u00e9unions o\u00f9 la dimension personnelle et l\u2019affect peuvent jouer. De la m\u00eame mani\u00e8re, si vous organisez r\u00e9guli\u00e8rement une r\u00e9union de service via le web \u00e0 distance, il est bon, si possible de l\u2019organiser de temps en temps de mani\u00e8re physique pour rapprocher les gens et cr\u00e9er du lien.<\/p>\n
Il est \u00e9vident que les r\u00e9unions virtuelles conviennent particuli\u00e8rement aux petits comit\u00e9s. Comme pour les r\u00e9unions physiques, un nombre important de participants dilue l\u2019implication de chacun mais cet effet est amplifi\u00e9 par la distance et la virtualit\u00e9. Les r\u00e9unions virtuelles comprenant entre 3 et 6 personnes sont les plus efficaces. Entre 6 et 10 personnes c\u2019est toujours possible mais cela doit \u00eatre exceptionnel et demande une grande discipline. Au del\u00e0 il vaut mieux renoncer et convenir de se r\u00e9unir dans un m\u00eame lieu. <\/p>\nLes r\u00e9unions virtuelles comprenant entre 3 et 6 personnes sont les plus efficaces. <\/a><\/span>Share on X<\/a><\/span>\n Il est pr\u00e9f\u00e9rable d\u2018organiser des r\u00e9unions virtuelles avec des participants que vous connaissez d\u00e9j\u00e0. Il est toujours possible de faire ce genre de r\u00e9union avec des personnes inconnues mais c\u2019est plus d\u00e9licat. Dans ce cas, il faut veiller \u00e0 ce que la r\u00e9union ne soit pas trop importante et soit assez factuelle. De m\u00eame, il est bon de conna\u00eetre les participants ou au moins de prendre des renseignements pour savoir s\u2019ils ne seront pas g\u00ean\u00e9s par ce type de r\u00e9unions (client un peu r\u00e9tif \u00e0 la technologie par exemple). Mais retenez g\u00e9n\u00e9ralement que pour tirer le meilleur parti des r\u00e9unions virtuelles, ce sera plus simple avec des participants qui se connaissent d\u00e9j\u00e0. <\/p>\n Il est important dans une r\u00e9union virtuelle de d\u00e9finir pr\u00e9cis\u00e9ment le cadre de la r\u00e9union (horaires et th\u00e9matique) et son contenu. Ces aspects doivent \u00eatre suivis avec rigueur. Il ne faut pas h\u00e9siter non plus \u00e0 rappeler au d\u00e9but de la r\u00e9union les r\u00e8gles d\u2019intervention et de prise de parole. De nombreux outils permettent maintenant au participants de virtuellement demander la parole pour une intervention. Il ne faut pas craindre de rigidifier ce genre de r\u00e9unions par des r\u00e8gles strictes, sans quoi elles peuvent vite tourner \u00e0 la pagaille et la cacophonie. Il faudra particuli\u00e8rement recommander aux participants d\u2019\u00eatre dans un endroit clos et qu\u2019ils ne soient pas d\u00e9rang\u00e9s. La pr\u00e9sence d\u2019un ordre du jour pr\u00e9cis et diffus\u00e9 \u00e0 l\u2019avance est absolument n\u00e9cessaire \u00e9galement.<\/p>\n Le r\u00f4le de mod\u00e9rateur est essentiel lorsqu\u2019il s\u2019agit de tirer le meilleur parti des r\u00e9unions virtuelles. Ce sera lui le pilote de l\u2019outil et qui devra veiller au bon d\u00e9roulement de la r\u00e9union, en fonction des r\u00e8gles \u00e9dict\u00e9es et de l\u2019ordre du jour. Ce doit \u00eatre \u00e9videmment une personne qui a l’habitude de l\u2018outil de visio-conf\u00e9rence<\/a> et une bonne connaissance des enjeux et des participants. <\/p>\nConna\u00eetre les participants<\/h2>\n
D\u00e9finir des r\u00e8gles et un ordre du jour au pr\u00e9alable<\/h2>\n
Choisir la personne ad\u00e9quate pour pour r\u00e9guler la r\u00e9union<\/h2>\n
Sauvegarder votre r\u00e9union<\/h2>\n