Si tuvi\u00e9semos que definir la peor pesadilla de un Project Manager, \u00e9sa ser\u00eda no cumplir con el plazo de entrega, es decir, el fracaso del proyecto.<\/p>\n
La inexperiencia, los despistes y los retrasos innecesarios pueden ser grandes obst\u00e1culos en el camino hacia el \u00e9xito, por lo que resulta fundamental que un gestor de proyectos sepa c\u00f3mo utilizar correctamente los recursos disponibles y mantenga las l\u00edneas de comunicaci\u00f3n abiertas.<\/p>\n
Como Project Manager, deber\u00e1s saber que una de las reglas cardinales de la gesti\u00f3n de proyectos<\/a> es precisamente mantenerse en contacto permanente con el equipo para asegurarse de que todas las partes tienen la misma disponibilidad y compromiso. Escucha, escucha y escucha. Los inputs constructivos y las buenas ideas pueden venir de cualquier parte.<\/li>\n Estas reglas son b\u00e1sicas para cualquier Project Manager, pero aqu\u00ed no est\u00e1 todo. Tambi\u00e9n hay una amplia lista de tareas esencial a las que debe enfrentarse, como el seguimiento los compromisos del equipo, la gesti\u00f3n de las distintas personalidades, el control de los plazos establecidos, la asignaci\u00f3n del trabajo, la planificaci\u00f3n de los horarios o la organizaci\u00f3n de las reuniones del equipo.<\/p>\n No importa el tama\u00f1o ni el timing: cualquier proyecto es complicado de gestionar, pero se puede simplificar con una lista de tareas fundamental que indique algunos movimientos \u2013 obvios y no tan obvios \u2013 que cada Project Manager necesita hacer en su b\u00fasqueda del \u00e9xito. Si se llevan a cabo, dichas tareas nos pueden ahorrar mucho tiempo, estr\u00e9s e incluso trabajo.<\/p>\n Es importante que te asegures de que todo tu equipo camina en la misma direcci\u00f3n y tiene muy claro cu\u00e1l es el objetivo final desde el primer momento. Imag\u00ednate por un momento que tu dise\u00f1ador gr\u00e1fico piensa en algo \u201celegante y con clase\u201d, mientras que tu redactor se decanta por un estilo \u201ccasual con un toque sarc\u00e1stico\u201d. Seguro que esta situaci\u00f3n te dar\u00eda m\u00e1s de un dolor de cabeza, por lo que resulta esencial una buena coordinaci\u00f3n y la coherencia con nuestras metas.<\/p>\n A partir del primer d\u00eda, cada miembro del equipo tiene que saber para qu\u00e9 producto final va a invertir sus esfuerzos, incluyendo la imagen, el car\u00e1cter y el tono. Este primer encuentro tambi\u00e9n les permitir\u00e1 aportar ideas en una fase del proyecto en la que se pueden a\u00f1adir m\u00e1s f\u00e1cilmente al plan de trabajo, permiti\u00e9ndote a ti identificar aquellas cosas que \u2013 como responsable – puedes haber pasado por alto. Esta tambi\u00e9n es tu oportunidad de fijar el tono de tu estilo de gesti\u00f3n: \u00bfvas a hacer que te perciban como alguien receptivo a sus ideas, o alguien que no aporta m\u00e1s que palabras? \u00bfVas a ser un l\u00edder constructivo o vas descartar ser intransigente con sus aportaciones?<\/p>\n Como \u201carquitecto\u201d del proyecto, querr\u00e1s seguirlo de principio a fin. S\u00e9 consciente, de todas formas, que tu plan no tendr\u00e1 el mismo aspecto al final del proyecto que cuando lo empezaste: inevitablemente, siempre hay sorpresas \u2013 buenas o malas \u2013 que debes asumir. No nos hace falta ser supersticiosos. Las casualidades existen, pero no siempre para bien (otros lo llaman \u201cLey de Murphy\u201d): un proveedor entregar\u00e1 tarde algo que necesitabas ayer, un miembro del equipo caer\u00e1 enfermo cuando menos lo esperes o alg\u00fan recurso tecnol\u00f3gico fallar\u00e1 sin pedir permiso. No desesperes. Puedes minimizar el impacto de las sorpresas negativas mediante un horario tan flexible como sea posible.<\/p>\n En cada fase del proyecto, ante todo debes preguntarte si est\u00e1s siendo realista y si lo que est\u00e1s realizando es razonable. Preg\u00fantaselo tambi\u00e9n a los miembros de tu equipo. Ellos te ayudar\u00e1n a identificar los posibles problemas espec\u00edficos o los retrasos que puedan surgir en el transcurso del proyecto. En segundo lugar, s\u00e9 proactivo. Si ves que un proveedor es poco de fiar, encuentra uno nuevo o programa una reuni\u00f3n con \u00e9l antes de que sea demasiado tarde para trasladarle la importancia de cumplir con los plazos. Finalmente, aseg\u00farate de que en tu equipo haya personas capaces de sustituir a otras en caso de enfermedad o emergencia.<\/p>\n Un consejo: si has tenido la habilidad de confeccionar un horario con tiempo extra para este tipo de imprevistos, mejor mantenlo en secreto. El equipo debe fijarse en el tiempo l\u00edmite \u201coficial\u201d y seguir trabajando para cumplirlo (por si acaso, yo no te lo he dicho).<\/p>\n Como Project Manager, necesitar\u00e1s asignar y delegar tareas. Como punto de partida, te ser\u00e1 muy \u00fatil saber cu\u00e1les son las fortalezas y debilidades de los miembros de tu equipo para asegurarte de que a cada uno de ellos le corresponde una tarea adecuada a sus cualidades.<\/p>\n Volviendo al punto anterior, si en cada fase del proyecto debes preguntarte si est\u00e1s siendo razonable, en este caso todav\u00eda m\u00e1s: probablemente no querr\u00e1s que a tu mejor empleado se le agoten las pilas antes de tiempo, as\u00ed que s\u00e9 cuidadoso con las cargas de trabajo. Y recuerda: escucha a tu equipo. Tal vez alguien tenga una habilidad que desconoces y que ser\u00eda perfecta para una parte del proyecto que no ten\u00edas en cuenta. Si esto no funciona, siempre puedes volver a reasignar una tarea (nunca tengas miedo de hacer cambios sobre la marcha, pues mantener las decisiones solo porque est\u00e1n escritas en papel o por temor a decepcionar a alguien puede costarte muy caro).<\/p>\n Al final, distribuir tareas es como montar un puzle. Debes encontrar la manera de que tu equipo encaje de forma natural seg\u00fan sus funciones individuales. No fuerces nada, y recuerda que cada pieza es valiosa.<\/p>\n Anteriormente hemos hablado de la necesidad de mantener una cierta coherencia en relaci\u00f3n con nuestro objetivo final. Una de las cosas m\u00e1s frustrantes para los miembros de tu equipo es que se les asigne una tarea sin una direcci\u00f3n clara o sin los detalles necesarios para que puedan hacer su trabajo en consonancia con el resto del grupo. A nadie le gusta volar a ciegas, pero tampoco resulta agradable tener que hacerle demasiadas preguntas al director de proyecto (muchas personas no lo hacen por miedo a parecer incompetentes).<\/p>\n Por lo tanto, es tu responsabilidad garantizar esa coherencia que facilite y mejore el flujo de trabajo con un horizonte para tu equipo. Sea cual sea el volumen de trabajo que esperas, ponlo siempre por escrito. Cada uno debe saber cu\u00e1les son tus expectativas y hacia d\u00f3nde camina su trabajo. A\u00f1ade todo tipo de especificaciones, procedimientos y pasos a realizar para completar una tarea. Toda informaci\u00f3n que establezca un protocolo antes de empezar a trabajar es buena. Podr\u00eda ser, incluso, que tengas varios protocolos para diferentes \u00e1reas del proyecto. Solo debes asegurarte de que cada uno est\u00e1 establecido donde le corresponde. Y una vez m\u00e1s, no tengas miedo de cambiar dichos protocolos si descubres un m\u00e9todo o procedimiento mejor a lo largo del camino. Recuerda: s\u00e9 flexible.<\/p>\n Puede que la mitad de tu equipo est\u00e9 compuesto por personas que trabajan desde casa o consultores externos; no importa: igualmente puedes inculcar al conjunto del grupo el sentido de trabajo en equipo. Los recursos online como las videoconferencias<\/a> son una buena forma de mantener el contacto permanente entre todos ellos, pero aseg\u00farate de que estas llamadas no duran m\u00e1s de 30 minutos como m\u00e1ximo y que no dejan de ser puntuales. Convertirlas en un h\u00e1bito puede entorpecer el trabajo porque no siempre son necesarias y pueden hacerse pesadas para el grupo. Mant\u00e9n este tipo de contactos semanales como una oportunidad para mejorar la comunicaci\u00f3n interpersonal, por ejemplo, entre los diferentes departamentos del proyecto, pero nunca como sustitutivo de un encuentro importante de todo el grupo. Pregunta a los miembros de tu equipo en qu\u00e9 est\u00e1n trabajando (sin esperar un informe de progreso detallado) y cu\u00e1l es la siguiente tarea que van a realizar. Aprovecha esta oportunidad para hacer que tus empleados se sientan valorados y ay\u00fadales a construir una buena relaci\u00f3n entre ellos para que se avengan a contactarse, independientemente de d\u00f3nde se encuentren.<\/p>\n No te olvides de los ejercicios motivacionales de trabajo en equipo. Elevar la moral y fomentar la conciencia de grupo puede ayudar a tus empleados a desahogarse juntos, incluso fuera de la oficina (por ejemplo, organizando una partida de paintball, una sesi\u00f3n de yoga, trabajos voluntarios distendidos o una cata de vino). Reunir a las personas fuera del \u00e1mbito de trabajo refuerza la idea de unidad y crea v\u00ednculos entre ellas. Muchos estudios han demostrado que los empleados que se llevan bien con sus compa\u00f1eros de trabajo son m\u00e1s en\u00e9rgicos, m\u00e1s productivos y con van al trabajo con m\u00e1s ganas por la ma\u00f1ana.<\/p>\n Todo gestor de proyectos debe mostrarse receptivo a nuevas ideas con la esperanza de cultivar la innovaci\u00f3n en el lugar de trabajo. Pero tambi\u00e9n es fundamental que los miembros del equipo se sientan c\u00f3modos al compartir ideas con los dem\u00e1s si quieres tener un equipo de \u00e9xito a nivel creativo. <\/p>\n El clima en el lugar de trabajo tiene mucho que ver en ello. Un estudio reciente de la Academy of Management Journal revel\u00f3 que un n\u00famero alarmante de profesionales en entornos de trabajo competitivos admite que se abstiene de aportar ideas por miedo a que les sean robadas (el mito del que se cuelga \u201cmedallas\u201d que no le son propias) o a\u00fan peor, por temor a que no les sea reconocida su contribuci\u00f3n. Este comportamiento (el de ocultar informaci\u00f3n que puede mejorar un proyecto, alcanzar una meta o incrementar la calidad del producto) tambi\u00e9n es contagioso seg\u00fan este estudio.<\/p>\n El Business News Daily<\/a>, al informar sobre el mismo, se\u00f1al\u00f3 que el \u201cconocimiento ocultado\u201d propicia la desconfianza – una sentencia de muerte en aquellos lugares de trabajo donde la colaboraci\u00f3n y el trabajo en equipo son las claves del \u00e9xito: “(…) Los empleados que tienden a ocultar intencionadamente el conocimiento parecen destinados a recibir, como efecto espejo, un comportamiento tambi\u00e9n ego\u00edsta por parte de sus compa\u00f1eros, que en \u00faltima instancia les pueden hacer da\u00f1o y disminuir su creatividad\u201d, afirma el estudio.<\/p>\n Trata de evitar un clima competitivo en el lugar de trabajo, donde los miembros del equipo puedan sentir que tienen que rivalizar entre s\u00ed para obtener recompensas o elogios. Si haces que cada miembro de tu equipo se sienta un activo valioso – y de esta manera fomentes la cooperaci\u00f3n y el aprendizaje – compartiendo el conocimiento y las ideas, nadie se sentir\u00e1 como una amenaza y podr\u00eda incluso convertirse en el modus operandi. Mantener sesiones de brainstorming de manera regular tambi\u00e9n puede ayudar a mejorar el flujo de ideas.<\/p>\n A ning\u00fan director le gustar\u00eda saber en el \u00faltimo minuto que su equipo no podr\u00e1 entregar un trabajo dentro del plazo establecido. Pero si eso ocurre, es responsabilidad suya. Las sorpresas de \u00faltima hora son el producto de una mala gesti\u00f3n, por lo que deber\u00e1s establecer un tiempo l\u00edmite para el proyecto (como se ha apuntado anteriormente) lo suficientemente flexible para que se puedan cumplir las expectativas de flujo de trabajo. Aseg\u00farate de que los acontecimientos a lo largo de esa fecha se est\u00e1n cumpliendo y que el trabajo se est\u00e1 produciendo a un ritmo constante.<\/p>\n Crear un Diagrama de Gantt<\/a> puede ser una buena manera de que todos los miembros del equipo lleven un seguimiento del progreso del grupo. Durante el proceso de planificaci\u00f3n, tu equipo y t\u00fa ya deber\u00edais tener una idea de cu\u00e1nto tiempo puede llevar una fase o tarea del proyecto, por lo que si alguien se adelanta y lo anota tendr\u00e1s una herramienta m\u00e1s para comprobar el progreso del trabajo. Los Diagramas de Gantt son un buen recurso para coordinar el trabajo en equipo. <\/p>\n No olvides que tienes a tu disposici\u00f3n herramientas para la gesti\u00f3n de proyectos<\/a> espec\u00edficamente ideadas para el seguimiento del progreso de un trabajo o proyecto. <\/p>\n Las reuniones de personal con regularidad son otra gran manera de evaluar el progreso y tambi\u00e9n suponen una oportunidad para solucionar problemas si alguien ha encontrado dificultades o retrasos. De esta manera podr\u00e1s asegurarte de que todo el equipo sigue en el mismo plano y que todos los miembros del mismo comparten ideas para mejorar el flujo de trabajo, la comunicaci\u00f3n y la unidad del grupo.<\/p>\n Obviamente, reunirte de manera individual con cada miembro del equipo<\/a> siempre que sea posible es crucial; se refuerza la noci\u00f3n de que “est\u00e1s presente”, eres receptivo y les das la oportunidad de expresar las preocupaciones que podr\u00eda incomodarles comunicar en un ambiente de grupo.<\/p>\n
\nLas dem\u00e1s, se pueden resumir de la siguiente manera:<\/p>\n\n
Aspectos fundamentales para la lista de tareas de un Project Manager<\/h3>\n
1. Mant\u00e9n la coherencia en el trabajo del equipo<\/h2>\n
2. Establece un tiempo l\u00edmite<\/h2>\n
3. Asigna y delega tareas<\/h2>\n
4. Establece protocolos<\/h2>\n
5. Fomenta el trabajo en equipo<\/h2>\n
6. Alienta el intercambio de ideas<\/h2>\n
7. Sigue el progreso de tu equipo<\/h2>\n