Quizás pienses que, con la cantidad de artículos que existen sobre la gestión de proyectos, no queda ninguna pregunta por responder. Sin embargo, debes saber que en asesoramiento sobre productividad no hay una solución única para todo. El asesoramiento que funciona para empresas pequeñas no lo hace necesariamente para equipos de empresas grandes, y viceversa. <\/p>\n
En este artículo vamos a compartir siete preguntas sobre la gestión de proyectos que puedes formular a tu equipo hoy mismo, y no es necesario que seas jefe de proyectos para poner en práctica estos consejos. <\/p>\n
Si tu empresa sigue utilizando hojas de cálculo para la gestión de cualquier tipo de proyecto, grande o pequeño, ha llegado el momento de parar. Aunque las hojas de cálculo pueden funcionar para empresas y proyectos pequeños, las empresas y proyectos más grandes requieren herramientas de colaboración más potentes para alcanzar el éxito.<\/p>\n
Las hojas de cálculo como herramientas de gestión de proyectos<\/a> fallan en varios aspectos. Son difíciles de buscar. No hay lugar para la discusión ni para registros de actividad. Los estados pueden ser contradictorios según la persona que actualiza su proyecto o tarea. Cuanto mayor sea el número de personas con acceso a la hoja de cálculo, más probable será que surjan problemas con cambios de los que no se puede hacer un seguimiento. <\/p>\n Cuando tienes una pregunta rápida que puede derivar en una larga cadena de correos electrónicos, un chat de vídeo puede ser una alternativa productiva. En lugar de tener que esperar la respuesta de una o más partes, recurre a un chat de vídeo. <\/p>\n Esto permitirá a todas las partes formular las preguntas necesarias, explicar completamente la respuesta y plantear cualquier cuestión de seguimiento necesaria para hacer aclaraciones. Un chat de vídeo de cinco minutos puede reemplazar de forma efectiva a un intercambio de correos electrónicos de media hora. <\/p>\n Si lees muchas noticias empresariales, verás que hay mucha negatividad en cuanto a las reuniones. Se ha acusado<\/a> a las reuniones de provocar una pérdida de tiempo y dinero, con unos costes de 37 mil millones de dólares al año en más de 25 millones de reuniones improductivas.<\/p>\n La razón más importante por la que las reuniones son necesarias es el concepto de responsabilidad. Una cosa es ver que tu tarea se retrasa en la plataforma de colaboración de proyectos de tu equipo. Y otra es tener que discutir el motivo del retraso con tu responsable y tus compañeros. <\/p>\n La clave para las reuniones productivas es asegurarnos de que todos estén concentrados. Designa a una persona para que tome notas o registre y asigne las tareas para que todos puedan concentrarse en lo que se está diciendo. <\/p>\n Parece una pregunta sacada de un curso básico de gestión de proyectos, pero todas las tareas deben estar asignadas a alguien. En cualquier tipo de proyecto suele haber muchas tareas que deben hacerse pero que se quedan fuera de la lista de tareas oficiales. <\/p>\n Analiza los proyectos en los que estás trabajando ahora e intenta identificar esas tareas que se están dejando en el aire en lugar de asignarse. Comienza a asignarlas para asegurarte de que se realicen. <\/p>\n2. \u00bfEstamos infrautilizando la videoconferencia?<\/h2>\n
3. \u00bfSon útiles y productivas nuestras reuniones?<\/h2>\n
4. \u00bfTodas nuestras tareas tienen un claro propietario?<\/h2>\n